بروکراسی دیجیتال مانعی در مسیر توسعه

این سامانه‌ها با هدف ایجاد شفافیت، افزایش سرعت انجام امور و بهبود کارایی‌های اجرایی طراحی شده‌اند، اما در موارد بسیاری نه تنها نمی‌توانند به اهداف خود دست یابند، بلکه به دلایل ساختاری، ضعف در طراحی، یا عدم بهره‌برداری صحیح، کارایی سیستم‌های اقتصادی را به شدت پایین آورده است. رضا باقری اصل، سرپرست مرکز تحول دیجیتال و فناوری اطلاعات سازمان برنامه و بودجه هزینه‌های گزاف برای راه اندازی برخی از سامانه‌ها مانند سامانه نان با حدود 25 همت را بی‌حاصل اعلام کرده و معتقد است آنچه که صورت می‌گیرد کارشناسی شده نیست. به گفته کارشناسان؛ فعالان اقتصادی این روزها در سیستم‌ها مجازی با سامانه‌های مختلفی روبه‌رو هستند؛ سامانه دادور، یاور، نیما، بهین‌یاب، هوشمند بازرگانی، سخا، ثنا و... آن‌قدر عدیده و زیاد شده است که دیگر هر فعال اقتصادی خود می‌تواند دفتر پیشخوان در شرکت خود تأسیس نماید. به‌راستی آیا وجود این‌همه سامانه هوشمند در دنیای مجازی لازم است، به‌طوری‌که هر دستگاه اجرای برای خود سامانه مستقلی دارد، حضور ارباب‌رجوع در دستگاه‌ها برآیندی جز خدمات ندارد اما شرایط در حال حاضر تبدیل به مناظره‌ای بین کارکنان و مشتری شده است.

پارادوکس هزینه و کارآمدی

به گزارش «آرمان ملی»، همزمان با توسعه الکترونیکی و استفاده از تکنولوژی‌های نوین درحوزه‌های مختلف، ایجاد سامانه‌های متعدد به منظور تسهیل و تسریع و همچنین شفاف سازی عملکردها در بخش‌های گوناگون در سراسر جهان شکل گرفت که ایران نیز سعی کرد تا از این قافله بازنماند، اما در این راستا بسیاری از این سامانه‌ها به دلایل مختلف با وجود هزینه‌های بسیار صورت گرفته شده عملاً کارآیی ندارند. به عنوان مثال سامانه ثبت سفارش و ارز نیمایی یکی از مهم‌ترین سامانه‌های ایجاد شده برای کنترل تخصیص ارز و ثبت سفارش و ارز نیمایی است. این سامانه قرار بود تخصیص ارز به واردکنندگان کالاها را شفاف و عادلانه کند، اما مشکلات متعددی از انواع پیچیدگی مراحل ثبت سفارش، ناکارآمدی در تخصیص ارز و بروکراسی شدید باعث شد تا بسیاری از واردکنندگان نتوانند به موقع نیازهای ارزی خود را انجام دهند و به این ترتیب این سامانه به جای کارآمدی، تبدیل به مانعی برای تجارت شده است. این درحالی است که هزینه بسیاری برای راه‌اندازی این سامانه برای راه‌اندازی و نگهداری آن صرف شده، اما به دلیل مشکلات متعدد و ناکارآمدی، منجر به کاهش سرعت تجارت و تولید می‌شود. سامانه سلامت الکترونیک سامانه سلامت الکترونیک نیز یکی دیگر از سامانه‌هایی است که با هدف کاهش بروکراسی در حوزه بهداشت و درمان و همچنین دسترسی به سوابق پزشکی و تسهیل و تسریع در این زمینه طراحی شده است، این سامانه قرار بود در مدیریت نسخه‌های الکترونیکی، کاهش هزینه‌های کاغذبازی و دسترسی سریع‌تر به خدمات درمانی ارائه شود. با این حال، مشکلات متعددی از جمله؛ غیرهمخوانی داده‌ها، به‌روزرسانی نادرست، و دسترسی محدود به سامانه باعث شد که این طرح با هزینه‌های گزاف نمی‌تواند اثربخشی لازم را داشته باشد و تعداد زیادی از پزشکان با چندین بار استفاده از این سامانه به شدت کلافه و ناامید شده‌اند و به این ترتیب رویکرد درمانی تحت تأثیر ناکارآمدی و اشتباهات سامانه قرار گرفته است. سامانه جامع انبارها و تجارت داخلی یا سامانه جامع تجارت به عنوان یکی از پروژه‌های ملی جهت ثبت اطلاعات، ساماندهی و نظارت بر جایگاه‌های حفظ و نگهداری کالا طراحی شده است، اما متأسفانه به دلیل پیچیدگی‌های فرآیندهای اداری، کندی در ثبت اطلاعات و مشکلات زیرساختی، این سامانه به جای کاهش موانع و افزایش شفافیت، به مانعی برای راه‌اندازی سریع و کارآمدی اقدامات لازم برای کالاها تبدیل می‌شود، این در حالی است بر اساس برخی گزارش‌ها، تا بیش از چندین میلیارد تومان برای توسعه و نگهداری آن هزینه‌ها انجام می‌شود، اما بیشتر کسب‌وکارها به دلایل فنی و اداری، استفاده از آن را بسیار دشوار می‌دانند. سامانه مالیاتی کشور نیز از جمله سامانه‌هایی است که با هدف شفاف‌سازی روش‌های مالی طراحی شده است، این سامانه قرار بود اطلاعات مالی را به صورت خودکار ثبت و فرآیندهای دریافت و پرداخت مالیات را آسان کند. اما آن هم به دلایلی از جمله عدم تطابق داده‌ها، خطاهای سیستمی و کندی‌ در اجرای این سامانه، به جای تسهیل امور مالیاتی، مشکلاتی برای مودیان و کارکنان ادارات مالیاتی ایجاد شده است و به این ترتیب، این سیستم هم کارایی لازم را برای انجام هدف مدنظر ندارد.

 بازنگری در سامانه‌ها

تحلیلگران مشکلات ساختاری و ضعف در طراحی را از اصلی‌ترین چالش‌ها این سامانه‌ها ذکر می‌کنند که باعث شده تا بسیاری از این سامانه‌ها بدون بررسی‌های کافی و تحلیل‌های دقیق از نیازها و مشکلات راه‌اندازی شوند. از این رو به نظر می‌رسد؛ باید راه‌اندازی سامانه‌های اقتصادی و اداری بر اساس نیازهای کاربران واقعی، کسب‌وکارها و سازمان‌ها انجام شود. بنابراین ضروری است، این نیازها باید از طریق مطالعات دقیق و مشاوره با متخصصان حوزه‌های مختلف احصا شوند، چراکه در بسیاری از موارد، یک سامانه ناکارآمد صرفاً به دلیل عدم هماهنگی بین طراحی و نیازهای کاربران واقعی ایجاد شده است که نیاز به بازنگری در روند اجرای آن دارد.

یکپارچه‌سازی و کاهش تداخلات

یکی از مشکلات رایج در سامانه‌های ناکارآمد، تداخل عملکرد آنها با سایر سیستم‌هاست. این تداخل‌ها نه تنها بهره‌وری را کاهش می‌دهد، بلکه باعث ایجاد مشکلات فنی و سردرگمی کاربران می‌شود. بنابراین، ایجاد یک سیستم یکپارچه و هماهنگی که از تداخلات سامانه‌ها جلوگیری می‌کند و اطلاعات به صورت خودکار و هماهنگ در می‌آید که کارشناسان از آن به عنوان یکی از راهکارهای اساسی در این خصوص یاد می‌کنند، به عنوان مثال، سامانه‌های ثبت سفارش، انبارداری و مالیات باید به گونه‌ای طراحی شوند که به صورت یکپارچه عمل کنند. اما یکی از عوامل مهم در ناکارآمدی سامانه‌ها، نیروی متخصص و پشتیبانی فنی مناسب است. پشتیبانی فنی ضعیف به بروز خطاهای مکر و تأخیر در رفع مشکلات می‌شود. ایجاد تیم‌های پشتیبانی فنی مجرب و آموزش نیروی انسانی با تخصص بالا می‌تواند به افزایش کارآیی سامانه‌ها کمک کند. از این رو به نظر می‌رسد، دوره‌های آموزشی برای کاربران این سامانه‌ها می‌تواند باعث کاهش خطاهای کاربران و بهبود تجربه‌ها شود. صاحب‌نظران بر این باور هستند؛ فناوری‌های روز دنیا در حوزه نرم‌افزار و سیستم‌های اطلاعاتی می‌توانند به کاهش هزینه‌ها و افزایش کارآیی سامانه‌ها کمک کنند. به‌روزرسانی‌های مداوم و استفاده از فناوری‌های نوین، از بروز اشکالات فنی جلوگیری می‌کند و می‌توان از داده‌ها و اطلاعات ارائه شده بهتر استفاده کرد. استفاده از فضای ابری، هوش مصنوعی و تحلیل داده‌ها نیز می‌تواند به انجام امور کمک کند.

 استفاده از تجارت بین‌المللی

صاحب‌نظران معتقدند؛ وجود یک سازوکار نظارتی و ارزیابی مستمر می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف و رفع مشکلات کمک کند. سامانه‌های اقتصادی باید به طور منظم ارزیابی شوند تا مشکلات آنها در زمان شناسایی و رفع شود. نظارت مستمر توسط نهادهای مسئول و ارائه گزارش‌های دوره‌های عملکرد سامانه‌ها می‌تواند به بهبود وضعیت کمک کرده و شفافیت ایجاد کند، اما به عقیده کارشناسان یکی از مواردی که موجب بروز فساد و ناکارآمدی سامانه‌ها می‌شود، عدم شفافیت و دسترسی محدود به اطلاعات است. ایجاد شفافیت و دسترسی آزاد به اطلاعات در سامانه‌های اقتصادی و اداری می‌تواند برای ایجاد اعتماد عمومی به کاهش فساد و افزایش کارایی کمک کند. همچنین، شفافیت در تخصیص منابع و نظارت بر عملکرد سامانه‌ها از سوی رسانه‌ها و جامعه مدنی می‌تواند به عنوان عامل بازدارنده باشد. با وجود تمام مشکلات بر اساس آنچه که در الگوهای موفق جهانی می‌توان مشاهده و به آن اتکاء کرد، می‌توان به این نکته اشاره کرد که اگر سامانه‌های اقتصادی به‌درستی طراحی و مدیریت شوند، می‌توانند ابزارهای بسیار پیشرفته‌ای در جهت رشد و توسعه اقتصادی کشور باشند. با این حال، تجربیات به دست آمده، ناموفق بودن و ناکارآمدی برخی از سامانه‌های فناوری را نشان می‌دهد که توسعه فناوری و دیجیتالی در امور اقتصادی تنها زمانی امکان‌پذیراست که با برنامه‌ریزی دقیق، نظارت قوی، و به‌کارگیری‌های روزآمد انجام می‌شود. در غیراین صورت، ناکارآمدی‌ها نه تنها باعث اتلاف منابع مالی و انسانی می‌شود، بلکه اعتماد عمومی را تحت تأثیر قرار می‌دهد و باعث کاهش استفاده از فناوری در بخش‌های دولتی و اقتصادی می‌شود، بنابراین برای گرداندن این اعتماد و جلب مشارکت بیشتر کاربران و صاحبان کسب‌وکارها، باید از بازهای نوین و شفاف استفاده کرد. از طرفی ایجاد سامانه‌های موفق و کارآمد نیازمند ایجاد زیرساخت‌ها و فناوری‌های به‌روز است تا بتوان با ایجاد فرهنگ استفاده صحیح از سامانه‌ها و پویایی میان نهادهای دولتی و خصوصی به این سامانه‌ها به عنوان فرصتی عملیاتی در جهت بهبود روند توسعه و رشد شاخص‌های اقتصادی کشور نگریست. با چنین اصلاحاتی، سامانه‌های اقتصادی نه تنها می‌توانند بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها را افزایش دهد، بلکه راه را برای شفافیت بیشتر، کاهش فساد و بهبود فرآیندهای اقتصادی هموار می‌سازد. این اصلاحات در نهایت می‌تواند به رشد پایدار اقتصادی و ایجاد رفاه بیشتر برای جامعه منجر شود.

وجود یک سازوکار نظارتی و ارزیابی مستمر می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف و رفع مشکلات کمک کند. سامانه‌های اقتصادی باید به طور منظم ارزیابی شوند تا مشکلات آنها در زمان شناسایی و رفع شود

بروکراسی مجازی

عبدالحمید دربانیان کارشناس اقتصادی، در این باره گفت: کارکنان دستگاه‌های اجرایی هرگونه نقص و ارائه خدمات را به سیستم حواله می‌دهند تا آنجا که حتی بالاترین مقام در هرم سازمانی نمی‌تواند متغیرهای بسیار ساده را ویرایش نماید، برقراری ارتباط با مدیران سامانه در مرکز بسیار زمان‌بر بوده و حتی در مواردی برنامه‌ریزان آیتم‌های ضروری را در برنامه نرم‌افزاری درج نکرده‌اند. سؤال اینجا است سامانه‌ها کار را میسر می‌کنند و یا معسر؟ این‌طور که به نظر می‌آید آن‌قدر دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها به نفع سازمان‌ها نهادینه‌شده است که تمام منفعت برای سازمان در نظر گرفته‌شده و نه مشتری. عدم زیرساخت نامناسب، اختلال در اینترنت، عدم توازن سامانه‌ها، ذخیره‌سازی اطلاعات متشابه در سامانه‌های مختلف و دوباره‌کاری‌های مجازی آنقدر به چشم می‌خورد که دیگر مردم سامانه را یک مشکل بزرگ در بروکراسی اداری تفسیر می‌نمایند. دولت با تولد سامانه‌های فکر نشده مانند نیما و دیگر سامانه‌ها بیشتر اختلال ایجاد می‌کند تا بهبود فضای کسب کار. آدرس‌های متفاوت اینترنتی، به ذهن سپردن شناسه‌های کاربری متفاوت، رمزهای عبور مختلف شرایط را به ناهنجاری سامانه‌ای در کشور مبدل کرده است.

کارآمدی یا ناکارآمدی؟

او افزود: دیتاسنتر‌های کشور این روزها اطلاعات اشخاص را به‌صورت جزیره‌ای در سرورهای خود به‌صورت انبوه ذخیره می‌کنند، شفاف‌سازی اطلاعات بسیار خوب است اما این ذخیره‌سازی باید توسط یک‌نهاد مستقل محافظت بشود. پیشنهاد می‌شود سامانه‌های خدماتی در یک درگاه مشخص ارائه بشود، پاسخگویی بهنگام سازمان‌های دولتی و نهادی ذی‌ربط باید در جهت بهبود افزایش بهره‌وری بهتر باشد. بهتر است به‌جای افتتاح متعدد سامانه‌ها، خدماتی در فضای مجازی ارائه شود که بهنگام و اجرایی باشد. مشکلات موجود در استفاده از سامانه‌های موجود آنقدر به چشم می‌خورند که دیگر فعالان اقتصادی سامانه‌های سازمان‌ها را یک مشکل بزرگ در بروکراسی اداری تفسیر می‌کنند. عدم کارایی این سامانه‌ها بیشتر به ایجاد اختلال در فضای کسب‌وکار منجر شده‌اند تا بهبود آن.